En el BOE del pasado 21 de febrero de 2023 se publicó la Ley 3/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que establece la obligación de las empresas de 50 o más trabajadores de implantar un canal ético o de denuncias
Finalidad
Esta norma tiene por finalidad otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre infracciones constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, así como de acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
Personas protegidas por la norma
Esta ley se aplicará a las personas que trabajen en el sector privado o en el sector público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiéndose en todo caso a:
- Empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena.
- Autónomos.
- Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
También estarán protegidos por esta ley los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
Por otro lado, las medidas de protección del informante también se harán extensivas a las siguientes personas:
- Representantes legales de los trabajadores que, en el ejercicio de sus funciones, presten asesoramiento y/o apoyo al informante.
- Cualquier otra persona física que, en el marco de la organización, asistan al informante en el proceso.
- Personas físicas que estén relacionadas con el informante, como compañeros de trabajo o familiares.
- Personas jurídicas para las que el informante trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
Características del canal ético
Este canal interno deberá permitir realizar comunicaciones por escrito (a través de correo postal o de cualquier medio electrónico habilitado al efecto) o verbalmente (por vía telefónica o a través de un sistema de mensajería de voz).
También se prevé que, a solicitud del informante, se pueda presentar mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de 7 días.
En caso de que la comunicación sea grabada, deberá informarse de ello al informante, así del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos también se les informará, de manera clara y accesible, acerca de los canales externos de información ante las autoridades competentes.
Al hacer la comunicación, el informante indicará un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, previo consentimiento del informante, se documentarán de alguna de las maneras siguientes:
- Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.
- A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
En todo caso, la empresa deberá ofrecer al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El órgano de administración o de gobierno de la entidad deberá designar a un “Responsable del Sistema” o un órgano colegiado que asuma dicho rol, en cuyo caso dicho órgano deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.
El nombramiento o cese de los responsables del sistema deberá ser notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o, en su caso, a los órganos competentes de las diferentes comunidades autónomas.
El Responsable del Sistema solo podrá ser cesado por el órgano de administración y desarrollará sus funciones de manera independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
El órgano de administración deberá aprobar el procedimiento de gestión de las informaciones obtenidas a través del canal interno, que deberá contemplar el siguiente contenido mínimo:
- Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocie.
- Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes.
- Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante en el plazo de 7 días naturales desde su recepción.
- Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a 3 meses desde la recepción de la comunicación.
- Previsión de la posibilidad de mantener comunicación con el informante y, si se considera necesario, solicitarle información adicional.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada por la denuncia a que se le informe de las acciones u omisiones que se le imputan, así como a ser oída en cualquier momento.
- Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.
- Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
Plazo para la implantación del canal de denuncias
La implantación de este sistema requerirá la previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
La ley entrará en vigor a los 20 días de su publicación, es decir, el 13 de marzo de 2023.
Las empresas de entre 50 y 249 trabajadores deberán implantar este sistema hasta el 1 de diciembre de 2023. En cambio, las empresas de 25 o más trabajadores tan solo dispondrán de 3 meses para la implantación.
Abogado especialista en Derecho Laboral y Derecho Empresarial con más de 15 años de experiencia.
