La auditoría laboral comprende el análisis exhaustivo de la empresa con el fin de identificar posibles contingencias laborales. Este análisis se realiza mediante el estudio de la documentación e información aportada por la empresa y concluye con un informe final de la situación real de la empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social. En Jover Abogados Ofrecemos un servicio de auditorias laborales para empresas.
En la planificación del trabajo hay que tener en cuenta dos aspectos:
- Una comprensión del negocio de la entidad y el sector en el que opera. Se tendrá que examinar el convenio colectivo de aplicación a la entidad, así como si existen regulaciones específicas.
- Las normas de orden social que sigue la entidad y su aplicación.
Estructura general de empresa y sucesión de empresa
Antes de iniciar este trabajo es importante conocer la estructura general de la empresa, es decir, no únicamente el régimen jurídico de la compañía, que también, sino otras cuestiones de contexto que pueden afectar a la empresa como es una posible sucesión o cambio en la empresa, si esta pertenece a un holding o un grupo de empresas, etc.
Asimismo, en la estructura de empresa se analizan la configuración de la empresa en centros de trabajo y su legalización.
Por ello, en resumen, el análisis de la estructura general de empresa comprende los siguientes aspectos:
- Denominación social de la compañía.
- Órganos de gobierno (si la empresa tiene administrador único, administradores solidarios, mancomunados, o consejo de administración).
- La forma jurídica de la sociedad.
- CIF, domicilio y objeto social corresponden con los documentos de la empresa.
- Cuál es la actividad económica principal de la empresa.
- Si la empresa pertenece o no a un grupo de empresas.
La sucesión de empresa se refiere a la posible existencia de posibles adquisiciones por parte de otras empresas que haya tenido la empresa auditada. Para que una sucesión de empresa tenga efectos laborales, es necesario el cambio de titularidad de la empresa y que la transmisión afecte a una entidad económica que mantenga su identidad, entendida como un conjunto de medios organizados a fin de llevar a cabo una actividad económica, esencial o accesoria.
La sucesión de empresa es importante porque, tanto el cedente y el cesionario, responden solidariamente durante tres años de las obligaciones laborales nacidas con anterioridad a la transmisión y que no hubieran sido satisfechas.
Una vez la sucesión se ha producido, las relaciones laborales de los trabajadores afectados por la sucesión seguirán rigiéndose por el convenio colectivo aplicable en el momento de la transmisión a la empresa, centro de trabajo o unidad productiva autónoma transferida. Dicho convenio se mantendrá en vigor hasta su fecha de expiración o hasta la entrada en vigor de otro convenio colectivo nuevo.
En relación a los representantes legales de los trabajadores, ante la sucesión y cambio de titularidad del empresario, éstos no extinguirán por sí mismos el mandato de los representantes legales de los trabajadores, que seguirán ejerciendo sus funciones en los términos y bajo las mismas condiciones que regían con anterioridad.
Por ello, es importante que el auditor tenga en cuenta lo siguiente:
- Fecha en que se realizó la transmisión.
- Motivos de la transmisión.
- Consecuencias jurídicas, económicas y sociales de la transmisión.
- Si se adoptaron medidas respecto de los trabajadores.
Centros de trabajo
El centro de trabajo es definido por el Estatuto de los Trabajadores como la unidad productiva con organización específica que sea dada de alta ante la Autoridad Laboral.
La auditoría laboral debe comprobar que los centros de trabajo que tenga abiertos la empresa cumplan con los requisitos establecidos por la normativa laboral.
En concreto, debe comprobar lo siguiente:
- Que existe una comunicación legal de apertura ante la Autoridad Laboral competente por cada centro de trabajo que tenga la empresa.
- Que existe una inscripción en la Seguridad Social.
- Si existen diligencias de actuación realizadas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Normativa aplicable a la empresa
Identificar cuál es la normativa aplicable a la empresa que se audita es esencial en orden a establecer a que se encuentra obligada la empresa en, por ejemplo, permisos, vacaciones, régimen salarial, contratación, etc.
Esta es una de las primeras áreas a trabajar en la auditoria y sobre la que pivotan el resto de grandes áreas de la auditoria laboral.
En esta área nos centraremos en verificar tres aspectos:
- Convenios colectivos aplicables
- Acuerdos o pactos colectivos extraestatutarios.
- Pactos no escritos de carácter colectivo. Condiciones más beneficiosas.
El primer objetivo para un auditor es identificar qué convenio colectivo se aplica en la empresa.
Normalmente, la determinación del Convenio Colectivo de aplicación no suele reunir grandes dificultades. El criterio general que rige es que el Convenio Colectivo de aplicación viene determinado por la actividad principal de la empresa.
Por otro lado, como auditores nos podemos encontrar con convenios o acuerdos colectivos extraestatutarios, que se configuran como acuerdos suscritos entre trabajadores y empresarios que regulan aspectos de la relación laboral y no reúnen los requisitos para ser calificado como convenio colectivo estatutario.
En caso de concurrencia entre un Convenio Colectivo Estatutario y otro Acuerdo Colectivo Extraestatutario, prevalece siempre el primero.
Los pactos no escritos de carácter colectivo son la mejora de las relaciones laborales generada por la voluntad de las partes.
El objetivo es identificar estos pactos no escritos que puedan suponer una obligación a la empresa y exigidos por los trabajadores ante los Juzgados de lo Social en el supuesto de la que la empresa dejara de aplicarlos.
Estructura del personal y contratación
La finalidad de dicho apartado es identificar el personal con contrato laboral de naturaleza especial que pudiera haber en la empresa.
Principalmente, nos centraremos en la relación especial de alta dirección y en la relación especial de los representantes de comercio con el fin de analizar si dicho personal está contratado adecuadamente según el tipo de prestación de servicios que realice dentro de la compañía.
Asimismo, otra de las áreas que puede dar lugar a conflictividad es el tipo de contratación ordinaria que se realiza a los diferentes trabajadores de la compañía, es decir, la elección y la utilización por parte de la compañía de las diversas modalidades contractuales que ofrece nuestro ordenamiento jurídico laboral: contratos indefinidos, temporales, formativos, etc.
En la auditoria comprobaremos si estos están acordes a derecho o no en función de la concreta prestación de servicios que el personal desarrolle en la compañía.
Este es uno de los puntos más conflictos en cualquier empresa y foco de posibles sanciones de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social por contratación en fraude de ley.
Otro aspecto a tener en cuenta en relación a la contratación del personal que presta servicios en la compañía es la contratación con trabajadores autónomos.
Este es un tipo de contratación que puede dar lugar a un importante conflicto si la relación entre la empresa y el trabajador tiene las conocidas notas de ajenidad y dependencia que establece el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores como propias de una relación laboral (supuesto de contratación de falsos autónomos).
Este es un asunto que trabajamos con sumo cuidado para identificar un potencial riesgo en dicha contratación y advertir a la empresa el riesgo y posible impacto económico que corren optando a esta modalidad cuando la prestación de servicio del personal no se ajusta a una colaboración mercantil.
Estructura salarial
El salario es la compensación que perciben los trabajadores de la empresa por su prestación de servicios a favor de la misma.
Es importante conocer el coste salarial, por ejemplo, en las conocidas como “due diligence” para la previa adquisición de una empresa.
También en esta área se analizan si existen algunos pagos fuera de nómina, así como las mejoras sociales que la empresa pueda otorgar a sus trabajadores.
Los objetivos de este área de trabajo es la de verificar el grado de cumplimiento que la empresa tiene respecto a los conceptos retributivos, así como la determinación de las mejoras sociales.
La totalidad de la retribución de un trabajador se dividirá en:
- Coste salarial de la nómina de los empleados por mes y año.
- Conceptos salariales en metálico.
- Otros pagos en metálico no recogidos en nómina.
- Conceptos salariales en especie.
- Conceptos extrasalariales.
El coste salarial comprende el total devengado más el coste de la seguridad social.
Otra tarea fundamental del auditor consiste en averiguar cuál es la norma paccionada que se aplica a todos los trabajadores y cuáles son los conceptos salariales que establece tal normativa y si coinciden con los que la empresa está abonando. Si el auditor detecta pagos que no se reflejan en nómina, lo advertirá en su informe, pues ello puede suponer una infracción grave para Inspección de Trabajo.
Otro de los aspectos a analizar por parte del auditor es la retribución en especie, que es la percepción económica distinta de dinero que percibe el trabajador como contraprestación de los servicios prestados. Cómo retribución en especie tenemos, entre otros, la utilización de vivienda gratuita, los préstamos a un interés inferior al de mercado, los pagos de la empresa de las cuotas de autónomos, pago del colegio de los hijos, guarderías, etc.
Hay que comprobar si entre los conceptos retributivos que aparecen en nómina se encuentran reflejadas las diferentes partidas que pueden componer el salario en especie.
En relación a los conceptos extrasalariales que recibe el trabajador, estos son las cantidades que compensa o indemnizan al trabajador por los gastos, prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social e indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.
Asimismo, el auditor deberá comprobar si se ha procedido por parte de la empresa a la absorción y compensación, que significa limitar los incrementos salariales que se produzcan por la negociación colectiva cuando ya se vinieran percibiendo salarios superiores. Por tanto, se examinará si se han aplicado los aumentos salariales previstos en convenio o si se ha procedido a la absorción y compensación y si esta se ha realizado correctamente.
Finalmente las mejoras sociales, entre las que encontramos el establecimiento de un Plan de Pensiones, un seguro de vida, seguro de accidentes, etc. Aquí habrá que comprobar el convenio de aplicación y ver si esté dispone de un conjunto de medidas mínimas a aplicar o bien medidas establecidas en los contratos de trabajo.
Sistema y tiempo de trabajo
En este área de trabajo analizamos la determinación de la jornada, el horario de trabajo, las horas extraordinarias, régimen de descansos, permisos y licencias, movilidad geográfica y movilidad funcional.
Aquí es fundamental analizar el convenio colectivo de aplicación ya que será, en mayor medida, la norma paccionada que regule todos estos supuestos.
En primer lugar, el auditor debe comprobar que el tiempo de trabajo que el trabajador dedica es conforme a la normativa aplicable y está perfectamente determinado. Asimismo, el auditor deberá comprobar el descanso existente en las jornadas continuadas y si se adecua a lo establecido en convenio colectivo.
En segundo lugar, el horario de trabajo será otro aspecto a analizar. Este viene referido al tiempo exacto que cada día se ha de prestar el servicio. Aquí, como en anteriores ocasiones, tendremos que averiguar qué es lo que dice el convenio de aplicación, cuáles son las modalidades de horarios existentes en la empresa y la existencia de calendario laboral y averiguar cuál es el criterio que utiliza la empresa para determinar los horarios y modificarlos.
El tercer aspecto es uno de los más controvertidos y viene referido a las horas extraordinarias. Se considera hora extraordinaria cada hora de trabajo efectivo que se realice sobre la duración de la jornada ordinaria de trabajo. El trabajo a realizar en este punto viene determinado por saber cuál es el convenio colectivo aplicable, saber las horas extraordinarias en la empresa y ver la adecuación de éstas a la legislación vigente, incluido el precio que se paga por hora extraordinaria.
En relación a los descansos, festivos y vacaciones aplicamos la misma sistemática que en anteriores ocasiones. Averiguar el convenio de aplicación, así como ver la adecuación de la legalidad en este aspecto.
En relación a las vacaciones es importante que el auditor determine la duración de las mismas y su adecuación a la legislación vigente. También habría que determinar el criterio del derecho y cómputo del disfrute de vacaciones, así como determinar cuál es el criterio de la empresa en determinadas situaciones de conflicto con los trabajadores.
En relación a los permisos y licencias, habrá que determinar los permisos y licencias existentes en la empresa y su adecuación a la legislación vigente.
También se examinará que la empresa cumpla con las normas en materia de registro de jornada diaria, obligatorio desde el 12 de mayo de 2.019, y registro de las horas extraordinarias.
Modificación, suspensión y extinción de la relación laboral. contenciosos pendientes
Este área de trabajo dentro de la auditoria es de suma importancia, ya que cualquier error conlleva importantes consecuencias económicas para la empresa.
En primer lugar se analiza la modificación de las condiciones de trabajo, estas modificaciones deben ser sustanciales para que tenga relevancia jurídica. El auditor debe determinar la existencia de modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo y si estas se consideran o no fundamentales de acuerdo con la legislación vigente y la doctrina jurisprudencial.
Habrá que analizar si la modificación sustancial es acorde a derecho o no lo es y el riesgo de impugnación por parte del trabajo o de extinguir la relación laboral con una indemnización de 20 días por año trabajado. Habría que determinar también si las modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo efectuadas han sido individuales o colectivas.
Por lo que respecta a la movilidad geográfica es importante a efectos de determinar su existencia en la empresa, si esta es individual o colectiva, las condiciones de los traslados, así como determinar la existencia de desplazamientos en la empresa en los últimos tres años.
En lo concerniente a la movilidad funcional habrá que observar la existencia de la movilidad funcional, en su vertiente descendente y ascendente, así como la metodología empleada por la empresa para los ascensos y promociones.
La suspensión del contrato de trabajo supone la interrupción temporal de la prestación de servicios sin extinguir la relación laboral. Nuestro objetivo como auditores es determinar que contratos de trabajo se encuentran suspendidos y su causa y si esta causa es acorde o no a derecho.
La excedencia supone también causa de suspensión de contrato de trabajo y tendrá un tratamiento u otro en función de si ha sido voluntaria o forzosa. La consecuencia de la suspensión es la liberación de la obligación de trabajar y remunerar el trabajo.
En este caso, el auditor tiene como principal cometido valorar la adecuación de las excedencias solicitadas y concedidas a la legislación vigente y al convenio colectivo de aplicación.
En relación a la extinción del contrato de trabajo, el auditor deberá comprobar las modalidades de extinción utilizadas por la empresa y las consecuencias que hayan tenido.
Contenciosos pendientes.
Otra labor del auditor es analizar los contenciosos pendientes.
Como contencioso entendemos cualquier demanda, inspección y, en general, reclamación que el trabajador haya puesto contra la empresa y que, de ella, se deriven o se puedan derivar consecuencias jurídicas.
El principal cometido del auditor es comprobar y verificar qué tipo de contenciosos existen en la empresa y el impacto económico que puedan conllevar para la empresa.
Representación legal de los trabajadores
Esta área de trabajo tiene como principal cometido analizar la representación legal de los trabajadores dentro de la empresa auditada y el grado de conflictividad que existe en la misma.
Hay que comprobar la existencia de dichos representantes de los trabajadores, la legalidad de su elección y la determinación del grado de importancia e influencia que tiene dicha representación dentro de la empresa.
Los apartados del trabajo en esta área de la representación legal de los trabajadores se pueden dividir en tres apartados:
- Representación legal unitaria
- Representación legal sindical
- Conflictividad laboral en la empresa
Fases de una auditoria en el área de la representación legal de los trabajadores:
1.- Determinar la normativa convencional aplicable a la empresa en relación a los representantes de los trabajadores.
2.- Identificar si la representación legal de los trabajadores es unitaria (delegado o delegados de personal) o conforma un órgano colectivo (comité de empresa).
3.- Determinar si dicha representación cumple con la legislación vigente para que una empresa pueda tener esa representación.
4.- Auditar qué derechos y condiciones disfrutan los representantes legales de los trabajadores. Por ejemplo tenemos un crédito de horas laborales retribuidas para el ejercicio de las funciones de representación, el derecho de uso de un local, un tablón de anuncios, etc.
5.- Determinar la existencia de un comité intercentros en la empresa auditada.
Comprobar la conflictividad laboral mediante la información recibida por la empresa, reuniones, informes o charlas informales con trabajadores y directivos de la compañía en la que se pueda observar cierta conflictividad laboral colectiva como huelgas, expedientes de regulación de empleo, cierres patronales, etc.
Seguridad social
En esta área de trabajo se analiza la relación existente entre la empresa y la Seguridad Social, en relación a las afiliaciones, tanto de la empresa como de los trabajadores, y cotizaciones de los trabajadores.
La primera verificación que deberá realizar el auditor es la de comprobar la afiliación y alta de la empresa y sus trabajadores
La segunda comprobación y la que suele dar lugar a mayor conflictividad es la cotización de los trabajadores, tanto por falta de cotización como por una cotización no adecuada a la legalidad.
También habrá que comprobar la correcta aplicación de las bonificaciones que pudieran existir.
El periodo de cumplimiento de las obligaciones ante la Seguridad Social es de 4 años.
El auditor laboral también deberá requerir información acerca de si ha habido cambios o variaciones en los datos de afiliación ya que cualquier cambio o variación debe comunicarse a la TGSS en el plazo de 3 días naturales desde que se produzcan.
Es imprescindible que el auditor compruebe el protocolo de actuación de la empresa a la hora de dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social. Esta alta siempre debe ser con carácter previo a la prestación de servicios.
Asimismo se debe comprobar la entidad gestora y/o mutua de accidentes de trabajo como las entidades colaboradoras por las que opta tanto para la protección por contingencias profesionales y de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.
Otro trabajo dentro que comprende el área de Seguridad Social es la comprobación de la incorporación efectiva de la empresa en el Sistema RED.
En línea con lo que mencionamos anteriormente en relación al alta de los trabajadores en la Seguridad Social, el auditor debe comprobar que todos los trabajadores que presten servicios en la empresa se encuentran correctamente dados de alta en el régimen correspondiente de Seguridad Social. No es infrecuente que cuando se realice este tipo de comprobación aparezca alguna persona que, por error u omisión, preste sus servicios en la empresa y no este dado de alta en la Seguridad Social.
Pues bien, esta circunstancia es capital en orden a disminuir los riesgos en la empresa. Imaginemos que esta persona que trabaja en la empresa sin estar dada de alta se accidenta, la responsabilidad será totalmente del empleador.
Por ello, este es uno de los aspectos más críticos en cualquier auditoría laboral y por el que bien merece el dinero empleado en el encargo de este trabajo. Cualquier identificación en este sentido nos puede ahorrar mucho dinero y muchos disgustos.
La cotización a la Seguridad Social es obligatoria para todas las empresas desde el momento de la iniciación de la actividad por parte del trabajador hasta su cese. La empresa está obligada a ingresar la correcta cotización a la Seguridad Social, no hacerlo en su totalidad o de manera parcial o realizarlo erróneamente puede suponer un perjuicio para la empresa.
Otra función que deben realizar los auditores laborales es la comprobación del alta y cotización de los administradores/socios de sociedades mercantiles y a los altos cargos. Esta afiliación en un régimen u otro en función del control más o menos efectivo que estos tengan, así como su participación social en la compañía.
También se deberá comprobar y verificar las cotizaciones realizadas en los últimos cuatro años por la empresa.
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Abogado especialista en Derecho Laboral y Derecho Empresarial con más de 15 años de experiencia.
